Huishoudelijk reglement

Opmerking vooraf: Sinds begin 2021 is Close-up voorlopig geen onderdeel meer van de Personeelsvereniging Kontakt van de Provincie Noord-Holland. Close-Up is daarmee op dit moment (2021) een natuurlijk rechtspersoon. Een beslissing over de juridische status van Close-Up volgt. Onderstaand reglement wordt wel aangehouden.

Laatst vastgesteld en gewijzigd op 4 november 2007.

Artikel 1.    ALGEMEEN

Videogroep Close-Up, hierna te noemen “Close-Up” maakt deel uit van de commissie Sport en Ontspanning van personeelsvereniging Kontakt van de provincie Noord-Holland, hierna te noemen “Kontakt”.

Close-Up is tevens aangesloten bij de overkoepelende Federatie van Audiovisuele Amateurs NH’63, hierna te noemen “NH’63”.

Close-Up neemt de regels van beide organisaties in acht.

Artikel 2.    CLUBJAAR

Het clubjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

Artikel 3.    DOEL

Close-Up stelt zich ten doel het bevorderen van het videofilmen en andere audiovisuele activiteiten door amateurs als vrijetijdsbesteding.

Artikel 4.    SAMENSTELLING

Close-Up kent leden en belangstellenden. Zij kunnen personeelsleden en oud-personeelsleden van de provincie Noord-Holland zijn, al dan niet lid van Kontakt, en anderen. Zij zijn uitsluitend natuurlijke personen.

Artikel 5.    LEDEN

Het lidmaatschap kan worden aangevraagd bij de secretaris van Close-Up. De leden zijn een jaarlijkse contributie verschuldigd, waarvan de hoogte wordt vastgesteld tijdens de algemene jaarvergadering van Close-Up. Leden van Close-Up die tevens lid zijn van Kontakt ontvangen een door Kontakt vast te stellen korting op het lidmaatschap.

Bij meer dan één lid in één gezin, ontvangt elk tweede en volgend lid (gezinslid) een korting die gelijk is aan de korting die de leden van Kontakt genieten.

De contributie van de personeelsleden van de provincie Noord-Holland wordt verrekend met het salaris van de maand januari. De overige leden moeten hun contributie in de maand januari voldoen.

Op het lidmaatschap van het lopende clubjaar wordt bij aanmelding na 30 juni een reductie verstrekt van 50%.

Ieder lid ontvangt een lidmaatschapskaart van NH’63 en een exemplaar van dit Huishoudelijk Reglement.

Het lidmaatschap eindigt:

  • door schriftelijke opzegging aan de secretaris tenminste één maand voor het einde van het boekjaar.
  • door opzegging door de secretaris namens het bestuur wanneer een lid zijn verplichtingen jegens Close-Up niet nakomt.
  • door overlijden van een lid.
  • bij stopzetting van de activiteiten van Close-Up.

Bij beëindiging van het lidmaatschap in de loop van het clubjaar vindt geen restitutie van de contributie plaats.

Artikel 6.    BELANGSTELLENDEN

Niet leden kunnen aangeven belangstellend te zijn voor de activiteiten van Close-Up. Zij ontvangen op verzoek het cluborgaan Close-Up-Pers. Zij kunnen op vrijwillige basis financieel bijdragen aan de inkomsten van Close-Up. Verder dienen zij tenminste een maand voor het einde van het clubjaar aan te geven of zij de status van belangstellende in het nieuwe clubjaar willen voortzetten.

Artikel 7.    BESTUUR

De leden kiezen tijdens de algemene jaarvergadering van Close-Up uit hun midden een bestuur, bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Hun benoeming gaat in op 1 januari volgend op de jaarvergadering. De bestuursleden worden gekozen voor de duur van drie clubjaren, met dien verstande dat elk jaar één van hen aftredend is. Tenminste één van de bestuursleden moet lid zijn van Kontakt.

De voorzitter heeft de algemene leiding van Close-Up.

De secretaris voert de correspondentie, notuleert vergaderingen, maakt en onderhoudt een lijst met gegevens van leden, belangstellenden en andere contacten, stel het jaarverslag op het verzorgt het archief.

De penningmeester beheert de geldmiddelen, int de baten, betaalt de lasten, stelt de jaarrekening en de begroting op.

Artikel 8.    COMMISSIES

De leden benoemen tijdens de algemene jaarvergadering van Close-Up tenminste de volgende commissies:

·       Een kascommissie, bestaande uit tenminste twee leden en een reservelid. Zij mogen geen deel uitmaken van het bestuur. Deze commissie onderzoekt tenminste één keer per jaar het beheer van de geldmiddelen over het lopende, dan wel verstreken clubjaar. De commissie brengt op de algemene jaarvergadering van Close-Up verslag uit van haar bevindingen. Het bestuur is verplicht alle door de commissie gewenste inlichtingen over het beheer van de geldmiddelen te verschaffen.
·       Een programmacommissie, bestaande uit tenminste drie leden. Deze commissie doet voorstellen aan het bestuur voor het programma van de clubavonden en verzorgt de clubavonden of laat deze verzorgen.
·       Een technische commissie, bestaande uit tenminste drie leden. Deze commissie verzorgt de technische ondersteuning van de clubavonden, beheert de apparatuur van Close-Up en doet voorstellen aan het bestuur voor aanschaf en vervanging van apparatuur.

De leden kunnen desgewenst andere (ad-hoc)commissies benoemen.

Artikel 9.    ALGEMENE JAARVERGADERING

De secretaris nodigt namens het bestuur de leden uit voor de algemene jaarvergadering tenminste één week voordat deze plaatsvindt.

De agenda bevat tenminste de volgende punten die op de vergadering aan de orde worden gesteld:

  • Vaststelling en goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering.
  • Behandeling en goedkeuring van het verslag van de kascommissie, het jaarverslag van de secretaris en de jaarrekening van de penningmeester.
  • Behandeling van de begroting voor het volgende clubjaar.
  • Vaststelling van de contributie en de donatie.
  • Verkiezing van het bestuur voor het volgende clubjaar.
  • Benoeming van de commissies voor het volgende clubjaar.

Tijdens de algemene jaarvergadering heeft elk lid één stem. Een lid kan, mits daartoe schriftelijk gemachtigd, voor ten hoogste één afwezig lid diens stem ter vergadering uitbrengen. Belangstellenden hebben geen stemrecht.

Stemmingen kunnen zowel mondeling als schriftelijk plaatsvinden. Besluiten worden met gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

Artikel 10.BIJZONDERE VERGADERINGEN

Behalve de in artikel 9 genoemde algemene jaarvergadering kunnen bijzondere vergaderingen worden gehouden als het bestuur of tenminste 25% van de stemgerechtigde leden dat noodzakelijk acht.

Het vermelde in artikel 9 over stemmingen geldt ook voor de bijzondere vergaderingen.

Artikel 11.GELDMIDDELEN

De inkomsten van Close-Up bestaan uit contributies, bijdragen van Kontakt, belangstellenden en andere baten. De uitgaven van Close-Up bestaan uit de afdracht aan NH’63, kosten van drukwerk, porti, verzekeringen en andere lasten.

Artikel 12.SLOTBEPALING

In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het bestuur.